9 Maggio 2017 Expert

5 ERRORI NELLE EMAIL DI LAVORO DA EVITARE

Spesso sottovalutiamo l’Email Marketing, considerando le email semplici strumenti per promuoverci e trasmettere determinate informazioni. Tendiamo soprattutto a sminuire gli errori che commettiamo nella loro scrittura (punteggiatura errata, parole senza doppie, saluti troppo informali e così via).

Questo succede perché, la grossa quantità di email commerciali che inviamo e riceviamo ogni giorno per lavoro (secondo l’Email Statistics Rapport, 2015-2019 pubblicato da Radicati Group, società americana che da anni sta monitorando l’andamento delle email, nel 2015 ogni giorno il totale delle email spedite e ricevute ammontava a  circa 205 bilioni!) ci induce a pensare che il destinatario possa chiudere un occhio sugli eventuali errori presenti in esse. Quello che sfugge è che in realtà in quel messaggio è contenuta anche la nostra professionalità e reputazione. Vien da sé che per non sminuire tali valori, bisogna evitare di commettere questi errori e pertanto risulta indispensabile riconoscere quelli più frequenti.

“MI AI PRESO IL QUORE” (ANCHE IL LIBRO DI GRAMMATICA..)

Scrivere un’email può sembrare semplice ed immediato e invece cadere negli errori, non è poi così raro e difficile: distrazione, leggerezza, scarsa sensibilità verso l’interlocutore, sono alcune delle nemiche giurate che ci inducono a sbagliare durante la scrittura di una email.

Basta un attimo, l’invio compulsivo scatta e così ci troviamo a  spedire una bozza non ancora completa, un messaggio a un destinatario che non doveva riceverlo o una comunicazione che tralascia il “galateo della posta elettronica”.

Vediamo quali sono i 5 errori nelle email più diffusi per evitarli.

1. INVIARE L’EMAIL PRIMA DI COMPLETARLA

Email aziendali

La disattenzione che in questo caso sfocia nell’invio prematuro dell’email non ha scusanti. I processi aziendali devono essere curati tutti con la massima attenzione, anche se ci sembrano banali, di routine o se effettuati in concomitanza con altre attività.

Inviare un’email quando è ancora una bozza ti costringe a dover spedirne un’altra che la completi, con relative scuse. Questo comportamento denota disorganizzazione, superficialità e ci fa apparire anche come “scocciatori”.

Per evitare queste brutte figure, soprattutto quando si scrivono email laboriose e lunghe, conviene inserire il destinatario alla fine, dopo aver controllato l’email, come ultima azione prima dell’invio. In questo ci vengono in aiuto piattaforme di gestione delle campagne di email marketing (es. Mailchimp) che pongono al termine del processo la scelta delle liste a cui inviare il messaggio creato.

2. UTILIZZARE UN “TONE OF VOICE “ SBAGLIATO

Se vuoi evitare di dare l’impressione che sei un’azienda fredda e distaccata gestita da “macchine” o automatismi, il corpo principale del messaggio deve suonare come una conversazione da uno a uno (1 to 1) con i tuoi clienti, clienti potenziali,… Dopotutto, tale campagna è stata creata per quello. Per comunicare con loro.

La cosa più importante da evitare? I cliché della scrittura professionale. Ciò include un linguaggio inutilmente complicato e in particolare l’uso di acronimi e abbreviazioni non comuni o non spiegate.

Non solo questi renderanno il messaggio difficile da leggere, ma ti farà sembrare carico di ego e forse di “spocchia”. Sapete quell’amico che usa parole complesse e ricercate e aspetta che qualcuno chieda “Che cosa significa?” Prima di rispondere “Oh. Non lo sai? Pensavo che tutti sapessero cosa significasse. “Sì. Questa è l’impressione che farai.

3. UTILIZZARE UN TONO TROPPO SCHERZOSO

Anche se si ha un rapporto più colloquiale con i destinatari della email è comunque sempre meglio evitare il tono scherzoso, che se non viene colto (cosa che potrebbe essere probabile visto che non sono accompagnate dal tono di voce o dalla gestualità), può generare fraintendimenti e nei casi più gravi vere e proprie liti.

Per questo errore non c’è una soluzione virtuale, l’unico rimedio è quello di alzare la cornetta del telefono. Oppure evitare a priori di esagerare con la simpatia nelle comunicazioni via email.

4. INVIARE L’EMAIL CON ERRORI DI BATTITURA O DI GRAMMATICA

Email di lavoro

Mentre alcuni possono anche chiudere un occhio per gli errori di battitura visto che ormai le email si spediscono anche tramite dispositivi mobili come smartphone e tablet, la cui tastiera non è molto maneggevole e le persone lo capiscono, gli errori di grammatica proprio non possono essere digeriti. La scarsa padronanza della lingua che si dimostra sbagliando la grammatica, rovina la percezione che il destinatario avrà della tua professionalità. Inoltre esistono in rete e nei social i cosiddetti “grammar nazi” che non sopportano chi storpia la lingua italiana. E vi faranno battaglia.

Perdere qualche minuto per fare un controllo approfondito (anche su internet se vi vergognate a chiedere ai colleghi) è sempre meglio di mandare un’email poco chiara e professionale o peggio imbarazzante!

5. COMUNICAZIONE INTERCULTURALE: BANDO AI PREGIUDIZI

Come abbiamo detto poco prima, le email non sono accompagnate dal tono di voce o dalla gestualità e quindi può essere più difficile comunicare esattamente ciò che vogliamo dire. Il rischio di essere fraintesi aumenta soprattutto quando stiamo comunicando con clienti di altre culture, che hanno magari un fuso orario ed una lingua diversa dalla nostra, con differenti frasi idiomatiche e “falsos amigos”.

In casi come questo l’attenzione nello scrivere una email dev’essere doppia e soprattutto senza preconcetti. Dobbiamo adeguarci al tono della conversazione e non essere troppo puntigliosi o farne questioni personali se notiamo messaggi freddi e distaccati, perché magari rispecchia una cultura più rispettosa della forma.

Le email possono essere uno strumento di marketing davvero eccezionale, se utilizzato correttamente. Scopri tutti i vantaggi, come sfruttare appieno questo canale di comunicazione e quali tipi di email possono essere spedite, non lasciarti sfuggire i nostri precedenti articoli al riguardo!

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