20 Maggio 2016 Expert

BACKUP DEI DATI AZIENDALI: COME NON PERDERLI MAI

 

Ormai al giorno d’oggi nessuna azienda o professionista può lavorare senza un computer: oltre all’ovvia produzione e consultazione di contenuti, tali strumenti risultano essere molto utili e preziosi soprattutto per la loro funzione di “custodi” dei dati e dei documenti, delle e-mail, foto, video e altro materiale rilevante per la nostra attività.

Purtroppo la semplice archiviazione che spesso effettuiamo in un computer non li salva dalla possibilità di andar persi o distrutti: furti o smarrimento del dispositivo se è di tipo portatile, malware e virus informatici come il famigerato Cryptolocker, guasti improvvisi e cadute accidentali sono solo le più frequenti problematiche che minacciano i computer e i dati in essi contenuti.

L’unica soluzione per contrastare qualsiasi tipo di minaccia per i nostri dati è il backup. Non finiremo mai di ribardirlo.

In un precedente articolo ( Net-expert COME FARE PER NON PERDERE I VOSTRI DATI, DOCUMENTI E FOTO), abbiamo introdotto l’argomento backup più in generale, senza focalizzarci sulle specifiche esigenze e problematiche delle aziende e dei liberi professionisti per i quali dati, documenti, foto, etc. sono vitali per poter lavorare.

Vi suggeriremo quindi le tecniche e strategie per la salvaguardia dei dati aziendali grazie anche ad alcuni consigli pratici.

UNA MINACCIA PER TUTTI: LA PERDITA DI DATI ARCHIVIATI NEL COMPUTER

Perdere i propri dati è sempre un duro colpo per tutti, sia per i privati che per aziende e professionisti, ma è maggiormente sentito proprio da chi con i dati raccolti deve lavorarci. Fatturazione, database, dati dei clienti, progetti, ordini e preventivi sono di fondamentale importanza e la loro perdita, parziale o totale, può comportare incalcolabili danni economici e spreco di tempo nel tentativo di recuperarli, senza per di più garanzia di successo.

Recupero dati

UNA SOLUZIONE AL PROBLEMA: AVER ADOTTATO UNA STRATEGIA DI BACKUP!

Eseguire il backup periodico dei dati contenuti nei Server e PC chiaramente è una prassi fondamentale da fare se non si vuole rischiare di perdere del tutto i preziosi archivi. Deve essere un’azione metodica, studiata nei minimi particolari, programmata quotidianamente ed eseguita con strumenti professionali: meglio se tali strumenti permettono un rapido ed efficace controllo del risultato delle operazioni di backup, in modo da permettere di porre rimedio ad eventuali problemi prima che si debba fare ricorso alle copie di sicurezza.

E’ utile ed importante ripeterlo: prima ancora di effettuare copie su copie dei dati in modo disorganizzato e incompleto, è fondamentale pianificare a tavolino una strategia ed avere ben chiari gli obiettivi ed i metodi da utilizzare per salvaguardare i propri dati. Questa attività iniziale, meglio se fatta insieme ad un professionista esperto in materia, permetterà di risparmiare tempo e denaro, garantendo nello stesso tempo la massima sicurezza di poter recuperare i dati in caso di incidente.

5 STRUMENTI CON CUI SALVAGUARDARE I DATI AZIENDALI

Se per il backup del vostro PC personale può essere sufficiente acquistare un hard disk esterno e fare manualmente una copia periodica di tutti i dati in esso custoditi, i PC aziendali contengono molti più dati strategici, aggiornati più volte al giorno e spesso condivisi in rete tramite il Server aziendale o su cartelle condivise con gli altri PC dei colleghi. In un simile scenario lasciare la gestione del backup alla buona volontà dei singoli utenti non è mai una scelta vincente e può portare comunque alla perdita di molte importanti informazioni e documenti.

Per mettere al sicuro i dati aziendali, un’azienda dovrebbe essere provvista almeno di:

  • un Server o un NAS in cui sia possibile salvare più copie dei propri dati;
  • un software di backup professionale a pagamento. Le soluzioni gratuite che a volte sono integrate nei vari sistemi operativi offrono solo funzionalità minime e parziali e troppo spesso non permettono un ripristino veloce e sicuro dei dati;
  • un sistema di reportistica sullo stato del backup (incluso nei software professionali, assente i quelli gratuiti), per avere “il polso” della situazione e non scoprire troppo tardi che il backup non ha funzionato a dovere;
  • una manutenzione periodica del sistema informatico, in modo da verificare che tutti i componenti funzionino correttamente e per prevenire quando possibile i guasti più comuni;
  • un sistema antivirus efficace ed aggiornato. Anche i dati salvati con il backup possono essere danneggiati da alcune tipologie di virus, che in certe condizioni potrebbero vanificare gli sforzi fatti con l’esecuzione regolare delle copie di backup.

Sicurezza dei dati aziendali

STRATEGIE PERSONALIZZATE IN BASE ALLE DIVERSE REALTA’ AZIENDALI

Oltre a questi accorgimenti “di base” un’azienda può optare per diversi sistemi di backup.

Il consiglio è di utilizzare congiuntamente diversi storage, in quanto avere più copie dei file in “luoghi” diversi può tornare utile nel caso in cui si perda anche il backup principale. Un classico esempio: se scoppia un incendio in ufficio si perderanno anche i dischi su cui è stato fatto il backup, rendendo la situazione ancor più tragica.

I principali fattori da analizzare per scegliere la propria strategia di backup sono:

  • COSTO: dipende dalla tipologia di software di backup scelta, dalla quantità dei dati da salvare e dalla velocità con cui si vogliono recuperare in caso di incidente;
  • AFFIDABILITA’: numero di copie, possibilità di recupero indietro nel tempo per giorni, settimane, mesi o anni, numero e tipologia di supporti utilizzati sono tutte variabili che determinano l’affidabilità di una strategia di backup;
  • PERIODICITA’: dipende dalla quantità di dati e dalla frequenza di aggiornamento degli stessi. Per piccole aziende o studi professionali con poca “produzione” di dati può essere programmato una volta al giorno, mentre aziende più grandi o grandi “produttori” di documenti possono utilizzare sistemi di backup “a caldo” più volte al giorno o in tempo reale.

Detto questo, andiamo, ora, ad elencare le varie possibilità che possono adottare le aziende per mettere al sicuro i propri dati:

BACKUP SU DRIVE ESTERNO

Disco esterno

Uno dei metodi più diffuso sia tra i privati che nelle aziende, è il backup su disco esterno. Si tratta di un dispositivo economico e trasportabile, che come funzionalità assomiglia ad una chiavetta USB in formato maxi. Infatti, questo dispositivo ha una capacità variabile (oggi arrivano anche a 4TB), si può connettere al computer per memorizzare i dati e poi scollegare, potendolo spostare comodamente dall’ufficio in quanto non presenta dimensioni o peso eccessivi.

Il disco esterno USB consiste in una soluzione più affidabile rispetto alle chiavette USB, le quali sono soggette a guasti precoci in presenza di numerose sovrascritture dei dati.

Non richiedono particolari programmi per eseguire il backup, ma può essere più comodo usarne uno (gratis o a pagamento, alcuni modelli vengono venduti con un semplice programma di backup già incluso) per rendere il processo di backup più veloce, semplice ed efficiente soprattutto nel lungo periodo.

PUNTI DEBOLI: essendo componenti hardware con parti in movimento non devono essere esposti a cadute, colpi, sbalzi elettrici e agenti atmosferici (soprattutto acqua e liquidi in genere), altrimenti si potrebbero danneggiare irrimediabilmente.

BACKUP SU NAS

NAS

Il NAS (Network Attached Storage) è una buona soluzione per evitare di gestire diversi dispositivi, in quanto contiene più dischi in condivisione fra diversi computer. Questo sistema presenta un vantaggio sostanziale: quando si verifica un guasto, esso colpisce un solo disco e quindi è possibile sostituirlo e recuperare i file salvati, grazie ai dati ridondanti contenuti negli altri dischi, incrementando così il livello di sicurezza del proprio backup.

Questi apparecchi consumano meno corrente dei computer (8-10 volte in meno) e dei server (20-30 volte in meno) e per questo possono rimanere sempre accesi in modo che si possano impostare i backup anche di notte e condividere e prelevare dati da altri dispositivi in qualsiasi momento.

PUNTI DEBOLI: chiaramente il NAS è un dispositivo fisico vulnerabile ai furti e danni provocati da cadute, incendi etc. quindi bisogna tenere conto di questi fattori nello studio della propria strategia di backup.

TAPE CHANGERS E DATA CARTRIDGE

Tape changers

Vi ricordate gli stereo di qualche anno fa che permettevano di inserire anche 3 CD contemporaneamente e di “saltare” da uno all’altro durante l’ascolto? Ecco, i Tape Changers hanno un funzionamento simile solo che al posto dei CD ci sono delle cassette a nastro e possono contenere numerose cassette.

PUNTI DEBOLI: si tratta in generale di una tecnologia oggi poco usata, principalmente per via dei costi elevati dei dispositivi e delle cassette di memorizzazione, ma dal punto di vista dell’affidabilità hanno ancora molto da dare a chi cerca un sistema di backup “solido” per la propria azienda.

Esiste anche una versione con cassette dotate di uno speciale hard disk, che rappresenta una via di mezzo fra la velocità del NAS e l’affidabilità del Tape Changer e si chiama Data Cartridge.

I vantaggi di questi strumenti sono che in caso di attacco malware non vengono danneggiati tutti i supporti di memorizzazione perchè sono on-line solo durante le operazioni di salvataggio e poi vengono “smontati”; inoltre, è possibile spostare facilmente i supporti fuori dall’azienda, scongiurando così possibili danni in caso di furti, incendi, etc.

SERVIZI IN CLOUD

Servizi in Cloud

Oggi le aziende possono anche contare su un innovativo sistema tecnologico, conosciuto ormai dai più: il Cloud.

In pratica i dati, il software e l’hardware non devono necessariamente risiedere presso l’azienda, implicando spese di manutenzione e aggiornamento, ma possono essere ospitati in uno o più server remoti.

Per le PMI questo sistema è molto vantaggioso: taglia drasticamente i costi, elimina i componenti hardware che occupano spazio fisico nell’ufficio e può essere utilizzato quanto e quando necessario. Avvalendosi dei servizi di storage (archiviazione dati) e backup in Cloud, un’azienda può pagare i servizi solo quando necessari e nella misura in cui ne fa uso, avendo la garanzia che i fornitori del servizio si occuperanno di mantenere con la massima efficienza i propri sistemi e sapendo che così qualsiasi danno fisico che può accadere ai sistemi informatici dell’azienda quasi certamente non potrà interessare anche i suoi dati.

Il limite più immediato che può rendere questa soluzione poco agibile è legato alla connessione internet dell’azienda: se la linea è troppo lenta o instabile potrebbe diventare impossibile avere dei backup affidabili.

Anche in questo caso è bene studiare prima la soluzione a tavolino e poi metterla in pratica quando si hanno ben chiari costi e possibili problematiche collaterali.

E’ possibile infine combinare le diverse tecnologie nella propria strategia di backup, trovando così il miglior rapporto prezzo/sicurezza.

 

Non aspettate che sia troppo tardi per salvare i vostri dati! Contattateci per studiare insieme la vostra strategia di backup dei dati aziendali.

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